Prêter des documents dans Alma

Dans Alma, tout prêt doit être fait à partir d'un bureau de prêt. Il peut être choisi / modifié au moment de la connexion, ou après la connexion à gauche des icônes du Menu principal dans le menu permanent , par exemple : Humathèque - Circulation

Le prêt vaut pour le prêt à domicile, mais aussi pour la communication sur place, dans la salle Archives et Réserve, de documents non empruntables.

Appeler un compte lecteur

Le prêt est accessible via le menu Services aux usagers > prêts/retours > services aux usagers

L’écran Identification Lecteur permet d'appeler le dossier usager :

• Par l'identifiant de l'usager, qui peut être scanné ou tapé dans la boite de recherche
• Par son nom: Alma propose une auto-complétion de votre recherche

Enregistrer un prêt à domicile

Le prêt s'effectue depuis le dossier usager tel que présenté ci-dessus.

Dans cet écran, il faut d'abord identifier l'exemplaire du titre à prêter. Pour cela, on dispose une zone de saisie du code-barre que l'on peut renseigner ainsi :

• On peut lire l'étiquette RFID de l'exemplaire : poser le document sur la platine et cliquer sur le bouton Lire étiquette RFID. Si vous n'avez pas ce bouton ou qu'il est inactif, cliquez sur l’icône Connecter au lecteur RFID dans le bandeau supérieur.
• Ou on peut scanner le code-barres de l'exemplaire avec une douchette
• ou, si l'on ne dispose pas du code-barre, ouvrir la fenêtre de recherche associé au champ de saisie du code-barre et ainsi retrouver l'exemplaire par la recherche (par exemple sur la base du titre). Cette recherche renvoie le code-barre dans le champ de saisie. La recherche est accessible par le bouton bouton détails.

Une fois le code-barres saisi, il faut cliquer sur le bouton OK associé au champ de saisie du code-barre.

Dès que le bouton OK a été pressé, un nouvel exemplaire prêté apparaît dans la liste des prêts associés au lecteur située sous la zone de saisie du code-barre.

Dans la liste des prêts, plusieurs informations sont indiquées, notamment :

• La date de retour qui indique quand l'exemplaire doit être restitué par le lecteur. Si le prêt de l'exemplaire a été renouvelé, la date de retour initiale est écrasée dans cette colonne par la nouvelle date de retour.
• La valeur de l'amende éventuellement attachée au prêt
• La date du prêt: c'est la date du jour où le prêt a été fait pour la première fois.
• Le statut du prêt: au moment du prêt initial, ce statut vaut Normal. Après un renouvellement, il vaut Renouvelé.
• La bibliothèque: c'est la bibliothèque où ce prêt a été réalisé.

On peut utiliser le menu ··· sur la ligne du prêt pour effectuer diverses actions sur ce prêt, notamment pour l'annuler s'il y a eu une erreur (auquel cas, il faut cliquer sur Supprimer le prêtdans ce menu ; dans ce cas l'exemplaire est immédiatement considéré comme “en rayon”) ou modifier la date de retour.

Vous pouvez scanner différents exemplaires pour prêt sans avoir à revenir à cet écran, mais il faut effectuer l'opération successivement (on scanne un code-barre, on clique sur OK et on recommence avec le code-barre suivant).

Enregistrer une consultation sur place

Il s'agit ici d'enregistrer la communication dans la salle Archives et Réserve des documents de la réserve.

• Se localiser dans Alma : Salle de consultation encadrée
• Remettre le document au lecteur
• Déposer le fantôme sur l’étagère en salle de traitement, le temps de la consultation

Au retour du document :

• Si la consultation est terminée : noter “ consultation terminée” et la date de fin de consultation sur le fantôme, déposer le document sur les étagères de retour et envoyer un mail au service Entrées et conservation (Palmira, Marc, Patrick, Isabelle)
• Si la consultation se poursuit : remettre le document avec son fantôme sur les étagères des documents à communiquer avec son fantôme Les documents sont mis de côté, au nom du lecteur, pour une durée de 15 jours. Il est possible d’étendre cette durée en l’indiquant sur la fiche fantôme associée : “Consultation prolongée jusqu'au” et la nouvelle date de fin de la consultation“.

Afficher tous les prêts en cours d’un usager

Dans l'écran de dossier usager, on peut voir les prêts que celui-ci a à son actif.

Au-dessus de la liste des prêts, le filtre Affichage de prêt permet d'afficher soit tous les prêts associés à cet usager soit les prêts de cette session.

Dans le premier cas, tous les prêts, la liste affiche l'ensemble des prêts en cours pour cet usager.

Dans le second cas, prêts de cette session, la liste n'affiche que les prêts qui ont été faits pour cet usager dans la présente session de connexion de l'utilisateur professionnel qui est en train de visualiser le dossier du lecteur.

Vider la fenêtre

Cliquer sur le bouton Effectué en haut à gauche de l'écran quand vous avez terminé vos opérations sur cet écran pour retourner à l'écran d'identification des lecteurs.

attention

Attention : il n'est pas nécessaire de cliquer sur ce bouton pour valider les opérations sur les prêts que vous avez effectués auparavant. Ces opérations sont automatiquement validés au fur et à mesure de leur effectuation.

Consulter les règles de prêt liées à un exemplaire Il faut accéder au menu contextuel ··· attaché au prêt dont on souhaite consulter les règles et choisir Consulter les règles.

Outrepasser les messages bloquants

Si un problème est identifié au moment de la création du prêt, une fenêtre avertit de l'erreur rencontré. Par exemple, elle peut indiquer que l'exemplaire n'est pas prêtable. Dans certains cas, il pourra être proposé de passer outre cette erreur. Pour passer outre, il suffit de cliquer sur le bouton outrepasser dans la fenêtre d'erreur. En outrepassant, le prêt est effectué malgré l'erreur signalé.

La capacité à outrepasser est fonction du rôle de l'utilisateur bibliothécaire qui réalise le prêt.

Modifier une date de retour manuellement

Il faut accéder au menu contextuel ··· attaché au prêt qu'on souhaite renouveler et cliquer sur Modifier la date limite. Une fenêtre pop-up apparaît et permet de spécifier la date de retour souhaitée.