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Être relais

Les missions du Relais​

Elles sont assurées par les 3 agents postés en banque centrale.

  • En début de plage :
    • Il vérifie la présence des collègues dans tous les points d'accueil.
    • En cas d'absence il procède aux remplacements selon la règle des remplacements.
    • Il informe la cellule planning à l'adresse planning.humatheque@campus-condorcet.fr
    • Sur les banques d'accueil vides, dépose (si besoin) l'affiche « Banque d'accueil momentanément fermée) en évidence, invitant les usagers à s'adresser aux autres points d'accueil (vers la salle Archives pour le 3e étage.
    • Fait un tour dans les espaces des étages, notamment là où il n'y a pas de bibliothécaire posté.
    • Fait un tour dans l'Open Space pour s'assurer que tout va bien.
    • S'assure que la porte de l'Interface est ouverte pour permettre à tous de visiter les expositions en cours.
    • Le matin, il lance le fichier concernant l'expo.
    • Le soir, il ferme le fichier et éteint l'écran de l'expo (voir mode d'emploi à la banque d'accueil du RDC)

Règles de remplacement en cas d'absence de dernière minute​

Les remplacements se font avec l'effectif posté. Toujours garder au minimum deux personnes en rdc et une personne en salle Archives & Réserve.

  • 1er cas : Il y a une absence au RDC ou au N1 ou au N2 : l'agent du N3 remplace le collègue absent.
  • 2e cas : il y a une absence en salle encadrée :
    • a) il y a une ou plusieurs consultations d'archives prévues : La personne du N3 remplace le collègue absent.
    • b) il n'y a pas de consultation d'archives prévue : on ferme la salle encadrée. Si un usager vient consulter un document de la réserve, une thèse électronique ou un PEB, l'agent posté au N3 se déplace en salle encadrée.
    • Si l'agent posté au 3e étage est un étudiant : il permute avec un titulaire des autres points d'accueil.
  • 3e cas : il manque le collègue du N3. Pas de changement, l’agent absent n’est pas remplacé,
  • 4e cas : il y a deux collègues absents : C'est le N3 et le N1 qui restent vides (le N3 en raison de la proximité de la salle encadrée et le N1 en raison de la proximité du RDC).
  • 5e cas : il y a trois collègues absents :
    • a) en période d'affluence, (ex. rentrée, durant les d'inscriptions) : 3 personnes au RDC, 1 personne en salle encadrée, des affiches aux étages.
    • b) en période calme, (ex. pendant un pont, congés scolaires) : 2 personnes au RDC, 1 personne en salle encadrée, 1 personne au N2, des affiches aux autres points d'accueil.

Le relais en période allégée​

2 agents en banque centrale et un agent au 1er étage​

Le Relais est l'agent posté au 1er étage :

  • Il fait le tour des étages, à chaque début de plage horaire pour vérifier que tout le monde est à son poste
  • En cas d'absence : il pose une affiche sur la banque d'accueil et prévient la cellule planning
  • Il fait un tour à l'Open Space
  • Il allume (le matin) et éteins (le soir) les écrans de l'interface si besoin le Relais remplace en cas d'absence et vient en renfort si besoin.

2 agents en banque centrale et aucun agent au 1er étage​

La fonction de relais est maintenue et repose sur les 2 agents de la banque centrale, à raison de deux tours des espaces par plages.
Cela signifie qu'une seule personne est présente la plupart du temps en banque centrale.

En cas d'affluence soudaine, le relais peut être rappelé en utilisant le portable (06.98.56.35.76) le code PIN du téléphone est indiqué dans la contreporte du meuble de rangement.